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内容服务平台提高 HR 合规性和安全性的 4 种方式

HR 每天要处理大量的敏感信息。如果对其管理不当(甚至仅仅不一致)都可能会导致严重的不良后果。

HR 每天要处理大量的敏感信息。如果对其管理不当(甚至仅仅不一致)都可能会导致严重的不良后果。

一年多来,我一直在家远程工作,管理着一个远程的HR团队。开始我对家庭办公室犹豫不决,特别是当孩子们放学后。但我很快意识到,如果有适合的软件系统的话,我能够比在办公室更专注于工作。即时消息和视频聊天等工具让我仍然可以与办公室里的人保持联系,同时按照我自己的节奏进行。并且通勤时间减少了一个小时!

当许多公司转向完全远程模式时,您可能会认为我和团队没有任何改变,但其实这是一个根本性的转变。即使远程工作人员经常参加面对面的会议,但一夜之间我们都只进行视频通话,许多流程必须重新适应——像新员工入职这样的事情突然变得大不相同。很多人第一次尝到了远程工作的滋味。

将很大一部分工作转变为远程工作,是一种前所未有的改变,它对传统公司的模式提出了挑战——如何让员工远程办公也能高效工作。

很明显,远程工作将继续存在:现在,98% 的员工表示,他们更愿意在其职业生涯的部分时间远程工作,因为灵活的时间表是极具吸引力的。

98% 的员工至少在某些时候更愿意远程工作

内容服务平台提高 HR 合规性和安全性的 4 种方式

由于疫情,公司投资于ECM以确保生产力和业务连续性。事实上,根据对IT 决策者的一项调查,提高远程办公的效率依然是未来 12 到 18 个月的重中之重。

但是这种“连接优先”的方法意味着人力资源中有一个可能被公司忽略的领域:风险和合规性

随着可用的人力资源大量增加——预计在未来两年内将增加两倍——在远程工作环境中继续依赖手动、基于纸张的流程不仅不可行,而且还会使机密信息变得容易受到攻击。

好消息是,您可以使用正确的技术解决 HR 风险和合规难题:强大的ECM。

内容服务和 HRIS 如何协同工作

人力资源信息系统 (HRIS) 是记录系统:它们存储公司中每位员工的关键数据。据 HR.com 称,令人难以置信的是,74% 的人力资源部门除了 HRIS 之外还使用四个或更多系统。

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尽管 HRIS 可以(有时确实)管理一些流程,但强大的ECM可以管理员工的所有非结构化内容——从简历到税务表格和雇佣合同的所有内容。它还使员工入职和离职、文件保留和记录管理、政策和程序管理、员工状态更改等流程自动化。

因为近几年辞职人数创历史新高,与此同时,就业市场也在蓬勃发展。在为您的公司寻找最合适的候选人的竞赛中,自动化手动流程可让您简化工作,更快地雇用他们。

基于纸张的招聘、入职和离职流程不仅效率低下,而且还存在不遵守文件保留政策和隐私法规的风险,这些政策和隐私法规因行业和公司而异。

ECM解决 HR 难题的 4 种方式

让我们来看看Share Creators Orange提高 HR 合规性和安全性的四种方式。

1. 保护敏感的员工信息

泄露员工机密信息可能是灾难性的。但正确的ECM可确保您所有员工文档的安全,确保它们永远不会落入坏人之手。

Share Creators Orange通过非常精细的用户访问来实现这一点——直到元数据级别——以确保只有具有正确权限和特权的用户才能访问这些文档。用户访问基于最小权限原则,即用户仅具有完成工作所需的最低访问权限。

每个文档都带有完整的审计跟踪,让您知道谁访问了该文档,他们对它做了什么,以及他们访问它的日期和时间。数据处于未使用、传输中和使用中时,信息都会被加密保护。

2. 通过记录管理以及政策和程序将风险降至最低

在复杂的人力资源法规中,您保留文件的时间很重要。审计压力很大,相关的罚款可能会很高。

人力资源部门必须为不同的员工文件维护复杂的基于时间和事件的保留策略,需要一个优于平均水平的解决方案来管理。ECM可以减轻 HR 员工的记录管理负担——最大限度地降低合规风险,并让 HR 专员有时间专注于创造宝贵的员工体验以及有效的招聘流程。

当文档进入系统时,该解决方案会自动识别和分配记录类型,应用适当的保留策略,并在需要时清除文档。

3. 加快审核流程

审核可能会很痛苦,尤其是当您无法完全了解员工文档的位置时。而且由于审计成本可能取决于审计师执行审计所需的时间,杂乱无章的记录系统往往意味着更高的审计成本。如果您需要很长时间才能找到文件,那么您的审计员将花费三倍的时间。

想象一下,在一个中央数字存储库中,所有文档都是完整、有序和安全的,充满信心地进行审计。想象一下,审计合规性就像授予审计员对该系统的有限访问权限一样简单,这样他们就可以执行工作而不会因请求而分散您的员工的注意力。对于内容服务,这不是白日梦。

强大的Share Creators Orange提供的解决方案使 HR 部门能够:

a. 减少甚至消除预审计准备

b. 为审计员设置有限的、安全的、有时间限制的访问

c. 消除行政负担

您可以限制审核员仅访问他们要求的文件。这有助于审计员专注于审计范围,而不是寻找系统中的潜在漏洞。即使是远程审计也可以是一个无缝的过程——只需为审计员提供有限的、有时间限制的远程访问。

4. 案例管理功能确保敏感信息安全

HR 确实会处理大量文书工作,但有些流程比创建文档和传送文档更复杂。例如,员工入职和离职、处理骚扰索赔或调查安全事件等流程涉及需要采取特定行动的多个利益相关者。您可能需要来自不同人员的信息,您可能还需要跟踪这些信息以用于报告或合规目的。

Share Creators Orange允许 HR 存储、跟踪和访问围绕这些复杂流程的所有信息和活动。这为您提供了公司的完整视图,并提高了流程的可见性。

HR 必须从一个事件中管理的敏感信息量——从最初的报告到围绕它的所有内容和数据——是压倒性的。并且每一步,随着每一个额外的参与方,都伴随着管理不善和不一致的额外风险,这可能导致员工士气问题、经济损失和对您的公司造成不可挽回的声誉损害。

通过Share Creators Orange对员工关系采取案例管理方法为 HR 提供“单一事实来源”:围绕员工问题或事件的所有信息的单一视图,因此您永远不会丢失任何信息。

内容服务:人力资源的自然选择

Share Creators Orange不仅消除了文档安全性和合规性方面的问题,而且还减轻了人力资源员工的负担,使他们能够专注于公司最重要的资产:员工。这意味着有效地寻找和雇用最优秀的人才——更为重要的是,即使面对更大的挑战,也能让他们保持参与和积极性。

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